河科大研〔２０１７〕３８号
一、总 则
1.研究生档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分。为实现研究生档案管理工作的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部第27号令《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，特制定本规定。
2.研究生档案是指原有个人档案及研究生在报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料的总和，是相关部门全面考察了解和选拔人才的重要依据。
3.本规定适用于我校全日制硕（博）士研究生，非全日制硕（博）士研究生档案管理可参照此办法执行。
二、机构与职责
研究生院统一负责管理全校已毕业研究生档案。各培养单位指派专兼职档案管理人员负责本单位在读研究生档案相关的工作。具体如下：
（一）研究生院的职责：
1.认真贯彻《档案法》，结合学校实际，建立和健全河南科技大学研究生档案管理制度。
2.负责研究生毕业生档案的接收、查阅、借阅、利用、归档、转递及安全保密等相关事宜。
3.负责对全校各培养单位的研究生档案管理工作进行指导、监督、检查，每一学年对各培养单位研究生档案管理进行一次检查评比。
（二）各培养单位研究生档案管理人员的职责：
1.认真落实《河南科技大学研究生档案管理规定》，结合学院实际，建立和健全本单位研究生档案管理制度。
2.负责本单位研究生新生档案审查、在读期间档案及党员档案建档、收集、查阅、借阅、归档、毕业鉴定、政审及安全保密等相关事宜。
3.按时按规定向研究生院移交保存的毕业生档案，并及时报送档案统计材料。
4.维护档案的完整与安全，坚持做好“六防”工作。
三、立卷归档范围
凡是反映研究生学习工作和生活的重大活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、材料均属归档范围。
1.招生过程中形成的有关材料：录取登记表、研究生思想政治考察表、研究生复试表、专家推荐书（博士生）、录取通知书、入学体检表等。
2.培养过程中形成的有关材料：入学登记表、研究生成绩单、学籍异动材料等。
3.思想政治教育管理过程中形成的有关材料：奖惩记载、党团材料、学年鉴定表及毕业研究生登记表等。
4.学位授予过程中形成的有关材料：学位论文答辩申请书、学位论文答辩委员会意见表、学位授予表决结果等学位评定材料。
5.毕业就业过程中形成的有关材料：毕业体检表、全国毕业研究生就业通知书等。
6.更改姓名、出生日期形成的有关材料：本人申请书、公安部门出示的更改证明等。
7.参加过工作的研究生的工作单位档案。
8.考取研究生以前的档案，包括：（1）高中阶段档案：高中毕业生登记表、入党入团材料、高考报名材料、高中毕业会考材料、奖励材料和处分材料等；（2）大学阶段档案：大学生入学登记表、高等学校毕业生登记表、大学学习成绩单、入党材料、团员档案、大学体检表、奖励材料和处分材料等。
9.其他应存档的相关材料。
四、归档要求
1.凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清楚，书写工整，禁止用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。
2.立卷培养单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录。
3.研究生院若发现有关单位送交归档的毕业生材料不符合归档要求或漏归情况时，应及时通知形成材料的部门履行更正、补送或补办手续。
4.除定向研究生之外，所有研究生新生在入学学籍注册前，未将档案转入我校者，一律不予注册学籍。除定向研究生外，所有研究生在读期间无特殊情况，档案一律不得转出。
五、档案的保管与使用
（一）保管
1.档案柜应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。
2.案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。
3.各类档案材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。
4.培养单位要定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。
（二）使用
1.研究生院、各培养单位要建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。
2.查（借）阅档案时，查（借）阅人须带单位介绍信（介绍信须同时注明被查阅人姓名、专业、学号），查（借）阅人须持工作证或研究生证或身份证，必须填写“查（借）阅档案证明单”，经培养单位分管领导签字、盖章后，方可查（借）阅，并办理档案查（借）阅登记手续。查阅档案只能在档案存放地点内并在档案管理人员监督下进行。查（借）阅人不得擅自拆卷、抽取、拍照、复制卷内文字材料，不得泄密、遗失、涂改和污损，违反规定者，按有关规定予以处理。
3.研究生档案一般不得外借，确因特殊情况必须借用者，应写明借阅理由，经培养单位分管领导同意签字，研究生院、党委研究生工作部负责人批准后，办妥手续，方可借出，并必须按期归还。违者，按有关规定予以处理。
4.任何个人不得查（借）阅本人或直系亲属的档案。
六、附则
1.本规定由研究生院负责解释。
2.本规定自公布之日起开始施行，原《河南科技大学研究生档案管理规定》（河科大研〔2010〕28号）同时废止。
