河南科技大学党委研究生工作部整理档案注意事项
一、整理原则
1、参与档案整理的老师务必做好档案的保密工作，不准对其他任何人提及研究生档案信息。
2、整理档案时，务必小心谨慎，不能出错。
3、将无档案的、有入党材料的及其他特殊情况的做好记录。
4、注意《研究生入学登记表》、《研究生毕业登记表》、《各种奖励审批表》是否有漏盖章现象。
二、整理过程
（一）归档资料：
1、研究生阶段材料：档案目录、录取通知书、入学体检表、研究生入学登记表、硕士研究生政审表、硕士研究生录取审批表（或推荐免试攻读研究生录取登记表）、硕士学位申请及评定材料（内容包括：硕士学位研究生课程成绩单、硕士学位论文答辩申请书、硕士学位论文答辩委员会组成名单、硕士学位论文答辩委员会评语、硕士学位论文答辩委员会表决结果、学位评定分委员会硕士学位授予表决结果和学位评定委员会硕士学位授予表决结果）、毕业研究生登记表、毕业生就业通知单、毕业体检表、奖励材料、处分材料、入党材料等，请将以上资料依次按顺序排好，用《毕业研究生登记表》夹好；
2、将研究生的大学阶段相关档案用《高等学校毕业生登记表》夹好；
3、将研究生的中学阶段相关档案用《普通高中毕业生登记表》夹好；
4、工作资料等其他档案整理好；
5、以上资料的自上而下的顺序为：研究生、大学、中学和其他阶段材料；
6、报到证白联放入档案袋，粉联学生自己留存，作为报到凭证；
（二）档案目录填写注意事项：
1、档案编号指该研究生的学号，个人基本信息在档案中可查，认真填好；
2、将学生的研究生、大学、中学等阶段档案分类整理，并在研究生档案目录(附件1)中逐一填明；
3、整理人由研究生辅导员签字，并注明整理时间。
（三）档案封面填写注意事项（参考附件3）
在档案袋右上角用黑色水笔分四行填写信息，格式如下：
（四）党员材料：
三、档案邮寄说明
（一）在档案袋封皮上写上寄件人与收件人信息：
收件人：报到证抬头名称
寄件人：辅导员
地址：河南省洛阳市洛龙区263号河南科技大学xxxxxx学院
电话：学院办公电话
（二）学院整理
学院整理好需要邮寄的毕业生档案，学院党委章进行密封，确定无误后，联系邮局巴经理（手机：18337998703），将邮局底单保存好，并填写邮寄相关信息（附件2）。费用由研工部报销。
（三）档案邮寄地址（附件4）仅供参考。
